Il catalogo elettronico rende più efficiente il riordino dei prodotti

Tecnologia – Indicod-Ecr sviluppa il progetto di sincronizzazione dei dati per produttori e retail. (Da MARK UP 176)

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1.
Gdsn è uno standard
di catalogazione
delle caratteristiche
di prodotto

2.
Il catalogo elettronico
è condiviso via internet

3.
Nel largo consumo
sarà uno standard globale


L’interscambio dei dati tra produttori, distributori e retailer relativi ai riordini di prodotto nella Gda è oggi un grande ambito in cui è possibile recuperare alti tassi d’inefficienza. Le recenti ricerche esprimono numeri eloquenti: il mancato allineamento con la distribuzione delle informazioni di prodotto in approvvigionamento costa ai produttori l’1,5% delle vendite annuali. Un sistema che pone rimedio a tale criticità della catena di fornitura è il catalogo elettronico. Si tratta di uno standard che mette a disposizione un database in cui i campi (attributi) sono predefiniti e condivisi. Il numero di attributi messo a disposizione è elevato e prevede un nucleo fisso e delle estensioni per le diverse categorie merceologiche. I dati contemplano il codice Gtin, la descrizione di prodotto, le dimensioni e caratteristiche fisiche, la numerica di logisitca, le date operative per disponibilità e riordino, le origini, il prezzo e molto altro. Strutturalmente il database è abbastanza semplice e adotta lo standard Gdsn (Global Data Synchronisation Network) di Gs1.

L’interscambio dati

Il flusso dei dati tra fornitori e distributori che adottano il catalogo elettronico sfrutta la rete internet per l’accesso e trasmissione degli stessi che consente una riduzione dei costi sostanziali rispetto all’Edi e soprattutto l’accesso universale. Per l’Italia Indicod-Ecr ha scelto il provider di servizi specializzato Sa2 Worldsync che mette a disposizione la piattaforma di accesso ai dati e di pubblicazione degli stessi. I flussi di sincronizzazione prevedono che il fornitore carichi i dati di prodotto nel database del catalogo elettronico. Questi sono validati e registrati, quindi trasferiti in uno stato di pubblicazione. In questa fase sono disponibili al retailer o buyer con la certezza che non vi siano margini di errore. La fase di caricamento e pubblicazione denominata data pool garantisce numerosi vantaggi: tra questi un singolo punto di caricamento (non vi è possibilità di duplicare le informazioni o generare più versioni), la possibilità di accesso universale per fornitori nazionali e internazionali e la certezza di utilizzo di un set di dati univoco.

I risultati

Studi condotti da Accenture e Cap Gemini hanno portato in superficie i risultati dell’utilizzo del catalogo elettronico. Per i fornitori si registra una riduzione del time-to-shelf che oscilla da 2 a 6 settimane in funzione dei casi; il costo di processo delle informazioni legate agli ordini scende dal 25 a 55%, mentre l’intero processo di amministrazione degli ordini migliora del 67%. Parimenti i retailer registrano un miglioramento del 50% della gestione degli ordini, una riduzione delle rotture di stock dall’8 al 3% e altri effetti positivi. Distributori e produttori italiani sono in forte ritardo rispetto al contesto europeo nell’adottare il catalogo elettronico e tale realtà determina un elemento di mancata competitività soprattutto da parte dei produttori che puntano all’export. In Europa il primo paese per adozione del catalogo elettronico è la Francia che stacca quasi del doppio la Germania davanti di un’incollatura al Regno Unito. I produttori italiani si collocano al tredicesimo posto con un grado di adozione 100 volte inferiore ai transalpini. Il progetto Indicod-Ecr punta a recuperare terreno e nella prima fase di roll-out ha coinvolto importanti distributori: Auchan, Carrefour, Coop, Crai, Finiper, Selex e Sisa.

Inefficienze

30% le merci ricevute dalla Gda
in quantità diverse dall’ordinato

Da 15 a 50 dollari il costo del
processo per correggere un errore

Più

  • Riduzione dei costi
    di gestione delle informazioni produttore/distributore
  • Riduzione
    del time to market
  • Riduzione delle rotture
    di stock

Meno

  • La condivisione
    del progetto deve essere universale


Estensioni

La versione 2.3 della codifica Gdsn prevede la categorizzazione specifica di:

• Abbigliamento

• Giochi elettronici

• Contenuti video

• Contenuti musicali

• Materiali per ufficio

• Articoli promozionali

• Alimentari e bevande

• Generi di largo consumo

Altre estensioni potranno essere sviluppare in nuove release dello standard.

Le esperienze sul campo con il catalogo elettronico

L’
utilizzo del catalogo elettronico è in fase di diffusione anche se l’adesione è ancora lontana dal raggiungimento di una “massa critica”. Le grandi aziende sembrano più sensibili grazie al saving complessivo garantito.

Coop Italia
governa i dati

La struttura organizzativa delle Coop ha in Coop Italia il centro di supporto e svolge le funzioni di contrattazione (acquisti), promozioni, referenziamento e assortimenti nazionali (marketing di canale). Coop Italia ha tra i suoi compiti distribuire le informazioni dei fornitori e dei prodotti con elevati standard qualitativi e realizzare una serie di processi ad alta efficienza in grado di gestire le 90.000 referenze e tutti gli attributi associati.
Per abbattere le probabilità di errore, Coop Italia ha avviato dal 2003 il progetto di catalogo elettronico al fine di garantire l’omogeneità dei dati con il completo dominio delle anagrafiche; altresì il progetto ha come obiettivo la riduzione dei tempi di sincronizzazione. Il primo progetto pilota realizzato risale al 2004 con P&G. Dal 2006 è attiva una stretta collaborazione con Indicod-Ecr e oggi Coop Italia utilizza un catalogo elettronico con un modello dati standard composto di 68 filed/item. I fornitori pubblicano la proposta commerciale, Coop Italia verifica e decide i prodotti da mettere in assortimento (category management) e, successivamente, avviene la sincronizzazione senza margine di errore. L’esperienza finora acquisita ha evidenziato alcune criticità individuabili nei ritardi dei tempi di pubblicazione dei dati, dalla presentazione al category e l’indisponibilità di tutti gli attributi richiesti. Non sempre sono condivise le regole Gs1. Tuttavia quando i fornitori sono in grado di completare i processi di catalogo elettronico correttamente si ottengono risultati rilevanti: riduzione dell’80% dei tempi di referenziamento, 10 giorni di time to market e incremento della consistenza dei dati.

El Corte Inglés
coinvolge i fornitori

Con un fatturato netto di 17,898 miliardi di euro, il retailer spagnolo gestisce un numero di referenze estremamente esteso e svolge un’attività commerciale in cui le promozioni sono presenti permanentemente. In tale contesto, il problema della mancata sincronizzazione dei dati con i fornitori genera un aumento di costi significativo accompagnato da una ridotta capacità di rispondere alle esigenze dei clienti. A fronte di ciò il retailer spagnolo ha aderito allo standard mondiale di classificazione delle categorie Gpc definita da Gs1 e ACNielsen che consente di sincronizzare i dati tra fornitore e distributore attraverso Internet. Il progetto di catalogo elettronico è stato avviato nel 2005 e dal 2007 sono stati coinvolti i fornitori in un percorso che completerà l’adesione nei prossimi anni. La scelta di El Corte Inglés è stata di utilizzare 40 attributi del catalogo elettronico e di rendere noto ai fornitori gli elementi di “compatibilità” necessari per lavorare con il retailer spagnolo.

Sc Johnson
velocizza il riordino


Con un portafoglio di decine di brand noti nel settore del largo consumo quali Raid, Autan, Pronto e altri, Sc Johnson gestisce un elevato numero di referenze sul mercato italiano. La genesi del catalogo elettronico risale al 1995 quando fu adottato lo standard Edi; Sc Johnson è stato il primo fornitore ad aderire al progetto di catalogo elettronico di Coop Italia. Gli obiettivi prefissati erano il miglioramento del processo di riordino, l’ottimizzazione della logistica con incremento della velocità distributiva e dello scambio di informazioni verso il distributore. Dal 2004 al 2006 Sc Johnson e Coop Italia hanno aderito al progetto Gds (Global Data Synchronisation) passando da un database locale a uno globale in grado di gestire anche le informazioni locali e regionali. L’utilizzo del catalogo elettronico ha migliorato diversi processi e ha innalzato anche il livello di responsabilità nella fase di gestione dei cambiamenti di prodotto. Quantitativamente Sc Johnson dichiara una riduzione delle rotture di stock e di merce respinta per errata codifica pari al 31% rispetto alla situazione precedente. Oltre a una fisiologica riduzione dei costi dovuta a un efficientamento dei processi si è ottenuta una maggiore immediatezza del riordino dal cedi a punto di vendita (Fpo).

Allegati

176-MKUP-Tech
di Francesco Oldani / aprile 2009

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