La trasformazione digitale nella gestione documentale

La stampante diventa un hub intelligente in cui confluiscono documenti cartacei, digitali da ogni dispositivo in rete. E con piena capacità di delivery per un nuovo paradigma di gestione
Efficienza è la mission che vede oggi impegnate tutte le aziende. Nel tempo della post-crisi economica, con la produttività da aumentare e la competizione che si è fatta, per molto settori merceologici, obbligatoriamente globalizzata, le imprese sono chiamate a presidiare ogni loro area, nel segno del dinamismo spinto e, allo stesso tempo, del presidio e controllo totale delle informazioni e dei dati. Lo scenario è complesso e per certi versi ha un andamento “elastico”, ossia con spinte alla modernizzazione e informatizzazione estrema e, dall’altro lato, processi che, a causa degli aspetti normativi e amministrativi, devono rimanere cartacei. I fornitori di tecnologia sono da tempo impegnati nel dare soluzioni per attività e processi, affrontando due elementi cruciali: la necessità di integrazione con l’ecosistema in azienda e, aspetto molto importante, creare un link operativo tra il mondo analogico e l’universo digitale. Un esempio è tutto ciò che attiene alla gestione documentale che deve partire dal documento cartaceo e determinare modalità per la trasposizione e gestione digitale.

Il documento è centrale anche su supporto cartaceo

Samsung ha intercettato questa doppia necessità di efficienza, che si inserisce in un contesto di lavoro ormai smart, con i processi che transitano da più device, anche mobili, e che molto spesso, per i motivi di cui sopra, richiedono una trasformazione digitale che passi comunque ancora attraverso la carta.
Rendere efficiente significa innanzitutto competere in modo più rapido sul mercato e organizzare il lavoro in modo che siano abbattute le ridondanze, i processi inutili: la presenza di una stampante multifunzione in ufficio, o condivisa tra più aree aziendali, non è più, nell’ottica Samsung, “causa” di spostamenti delle persone alla ricerca di questo o quel documento stampato, con conseguenti perdite di tempo, bensì il nuovo centro della gestione documentale efficiente.
L’azienda sudcoreana ha predisposto infatti, con i dispositivi Smart UX, un ecosistema aperto che trasforma la multifunzione in modo che possa vantare molte delle funzionalità presenti nello smartphone o nel tablet.
Questo significa, per esempio, poter scansire un documento, modificarlo e inviarlo a un destinatario direttamente dalla stampante; oppure, al contrario, mandare in stampa un file dal cellulare (il tutto ovviamente in sicurezza). Più operazioni possono essere gestite in un unico flusso di lavoro dinamico, sempre dalla stampante: stampa, scansione, invio di e-mail, connessione al cloud, correzione di un file prima della stampa. L’ottimizzazione dei flussi di lavoro può diventare elemento di forte competition, perché libera le persone da incombenze ripetitive e consente loro di concentrarsi sul business.
L’ottimizzazione dei flussi di lavoro può diventare elemento di forte competition, perché libera le persone da incombenze ripetitive e consente loro di concentrarsi sul business.

L’esperienza concreta

Un esempio di quanto processi di questo genere possano essere utili viene dal mondo del commercio: la concessionaria Franceschi, una delle più importanti realtà della provincia di Trento per il marchio Opel, si è affidata a Samsung per ridisegnare la gestione documentale e semplificare quella delle risorse umane. Nel primo caso, è stato disegnato un flusso che consente al venditore di qualificarsi all’interno del sistema della stampante e di assegnare un ID unico alla pratica: tutta la documentazione cartacea scansita viene rinominata e classificata a seconda della tipologia del documento stesso, in modo che sia semplice il recupero delle informazioni. Tutto il flusso è integrato con il gestionale in uso in azienda. I risultati ottenuti? Meno lavoro manuale da eseguire, maggiore velocità nella ricerca e nel controllo in tempo reale delle informazioni; zero errori. Per quanto riguarda le risorse umane, i dipendenti possono, per esempio, nel momento in cui desiderano richiedere un giorno di ferie, firmare l’apposito modulo cartaceo: dopo la scansione, il file viene inviato via mail alle risorse umane per l’approvazione e archiviato digitalmente.

Per saperne di più:
CASE STUDY FRANCESCHI

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